Resepolicy

Resepolicy för tjänsteresor

När vi talar om policy menar vi inte själva dokumentet utan tillämpningen. En policy för resor och boende i tjänsten innebär styrning, kontroll och uppföljning. Detta så att resan ligger i linje med företagets mål och värderingar samt uppfyller krav på ekonomi, hållbarhet och effektivitet. Den reglerar också standarden för den som reser. Med en bättre kontroll på resandet får företaget en bra utgångspunkt för förhandling av priser och för att hitta rätt leverantörer.

Har ditt företag tydliga riktlinjer för vad som gäller vid era tjänsteresor?

Ta gärna hjälp av vår mall, den är framtagen med våra kunder i åtanke men är fri att ladda hem för alla.

En resepolicy hjälper företaget till effektivare resursanvändning, tidsbesparing, sänkta resekostnader och gör vardagen enklare för resenären.

Vad ska en resepolicy innehålla?

• Riktlinjer för hela resan

  En resepolicy ska ge medarbetare som reser i tjänsten rätt riktlinjer för sina affärsresor. Det gäller att få med allt från att vilket färdmedel som ska prioriteras (tåg, flyg, bil, buss) till att välja rätt boende. Dessutom är det bra att vara tydlig med vad som gäller i samband med resor i tjänsten. Vad gäller för måltider, fritid, möjlighet till träning o.s.v.

• Information om pris

  Givetvis ska information kring pris, traktamente, hantering av utlägg, reseräkning m.m. finnas med i policyn. Allt för att göra det så enkelt och tydligt som möjligt för era anställda. Sätt ett pristak eller prisspann som ska följas och ange hur situationen hanteras i de fall det inte är möjligt att följa de riktlinjer policyn har.

• Information om bokning

  Finns ett avtal med en resebyrå eller annan samarbetspart är det viktigt att informera hur detta ska hanteras. Vem ansvarar för bokningen, vem ska man kontakta och vilka tider finns samarbetspartnern tillgänglig? Om inte ett sådant avtal finns är det istället viktigt att vara tydlig i vad som gäller vid val av boende och färdmedel och vem man ska vända sig till för att få ett godkännande av sin resa.

• Säkerhet, vad gör vi om något händer?

  Om en olycka eller något annat oväntat skulle hända under en tjänsteresa är det viktigt att veta vad som ska göras, vem som ska kontaktas och hur resenären får hjälp.

Använd er av företagets andra styrdokument gällande till exempel säkerhet och hållbarhet och lyft in i resepolicyn. Då följer era tjänsteresor era övriga riktlinjer och stärker er företagskultur.

Hur tar man fram en resepolicy?

När en resepolicy tas fram är det viktigt att den är utformad efter företagets övriga mål och värderingar. Tänk på att få med så mycket som möjligt men håll dokumentet relevant och tydligt.

Ta med personalen i arbetet, lyssna till behov och önskemål. Kostnaden är givetvis något att ta hänsyn till men de anställdas välbefinnande är väldigt viktig för en effektiv och positiv upplevelse under tjänsteresan.

Tre tips att tänka på inför arbetet med en resepolicy

• Nulägesanalys

  Gör en nulägesanalys så att ni har koll på kostnader, avtal och rutiner som finns idag.

• Framtid

  Planera för framtiden, analysera företagets framtida resebehov.

• Behov och önskemål

  Lyssna till de anställdas behov och önskemål, sätt resenärens välmående i prioritet.

Behöver ni hjälp finns här en mall vi har tagit fram. Helt gratis.

Hämta mallen

Trevlig resa!

Hotel Express är ett smart sätt att spara pengar på dina hotellnätter. Dessutom hjälper vi dig med dina bokningar efter dina önskemål, vi har stenkoll på din reseprofil och hjälper er gärna med att ta fram statistik för era hotellnätter. Vill du veta mer? Läs här.